Das ÖFIT-Nachhaltigkeitscanvas

Hintergrund
Digitalisierung und Nachhaltigkeit – perfekte Teamplayer oder hartnäckige Konkurrenten? Die zwei Themen bringen massive kulturelle, ökonomische und soziale Herausforderungen mit sich. Der Umgang damit wird unsere Gesellschaft langfristig prägen. Die Digitalisierung stellt eine Chance dar, die gesellschaftliche Transformation hin zu mehr Nachhaltigkeit zu unterstützen, obwohl sie gleichzeitig auch einen nicht zu vernachlässigenden Anteil an der prekären Lage des globalen Ökosystems hat. Das Kompetenzzentrum Öffentliche IT hat sich anhand eines White Papers mit der Verschneidung der beiden Themen beschäftigt und ein niedrigschwelliges Tool entwickelt, welches bei der Umsetzung nachhaltigkeitsbezogener Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor helfen kann.
Zum Whitepaper

Das Tool
Der Nachhaltigkeits-Canvas entspricht einem abgewandelten »Project Canvas«, einem visuellen Instrument des Projektmanagements, welches in der kommunalen Planung von Vorhaben routiniert angewendet wird (siehe Grafik 1). Das Canvas wurde angepasst, um die doppelte Perspektive (siehe Grafik 2) von Nachhaltigkeit in Verbindung mit Digitalisierung abzubilden.

Ziele
Die Verwendung des Nachhaltigkeitscanvas kann verschiedene Mehwerte erzeugen. Für konkrete, sich in Entwicklung befindliche Projekte ermöglicht das Ausfüllen des Canvas eine übersichtliche, niedrigschwellige und einfache Übersicht über ganzheitlich gedachte Nachhaltigkeitsaspekte und kann darüber hinaus neue Impulse geben.
In der Konzeptionsphase neuer Projekte kann das Tool auch als Checkliste dienen, ob relevante Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden.
Alle eingetragenen Daten können problemlos in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden (pdf, json, docx). So können die Informationen in Folgeprozessen einfach weiter genutzt werden.

Grafik 1: Nachhaltigkeits-Canvas analog

Grafik 2: Simplifizierte Darstellung Nachhaltige Digitalisierung Grundkonzeption Doppelperspektive

Funktionsweise
Der Canvas ist viergeteilt und sollte in korrekter Reihenfolge ausgefüllt werden, da die Abschnitte (teilweise) aufeinander aufbauen:

1. Steuerung: allgemeine Fragen zum Projekt, dem strategischen Unterbau, anvisierte Nachhaltigkeitsziele sowie high-level Überlegungen zu Akteur:innen und Partizipationsmethoden

2. Technik: Beschäftigung mit konkreten Technologien und Nachhaltigkeitskriterien. Identifiziert werden sollen Gestaltungsbereiche für die Nachhaltigkeit digitaler Technologien, sowie deren Vergleich

3. Evaluation: allgemeinen (Technik-)Folgenabschätzung über verschiedene Zeithorizonte. Darüber hinaus wird über KPIs, Standards und Normen für das Projekt nachgedacht

4. Reflexion: Erkenntnisgewinne, Anpassungen und weitere Schritte.

Zu jedem Abschnitt gibt es ein Beispiel, das sich hinter dem Infozeichen versteckt. Um die Nutzweise zu veranschaulichen, wird der Nachhaltigkeits-Canvas dabei an einem fiktiven Beispiel durchlaufen:

Eine Kommune möchte eine Videokonferenzlösung einführen, um einzelnen Mitarbeiter:innen Remote-Arbeit zu ermöglichen. In der Planungsphase entscheidet das Team, das mit dem Vorhaben beauftragt ist, hierfür den Nachhaltigkeits-Canvas zu verwenden.

Allgemeine Infos

Bitte tragen Sie hier grundlegende Informationen zu Ihrem Projekt ein. Einen kurzen, treffenden Titel des Vorhabens sowie eine Kurzbeschreibung in der wesentliche Rahmenbedingungen festgehalten sind.

Beispiel:

Titel des Vorhabens: »Einführung einer Videokonferenzlösung für Mitarbeitende«
Verantwortliche: Digitalisierungsbeauftrage Konstanze Ehrlich
Übergeordnete Strategie(n): Digitalisierungsstrategie der Region
Projektbeschreibung: Laut der Strategie wird die Virtualisierung und Delokalisierung der Verwaltungsarbeit angestrebt. Es wurden die folgenden relevanten Regularien identifiziert: Auf Bundesebene besteht das »Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit«, welches u. a. Auflagen zur Beschaffung von verwendeten Softwareprodukten definiert. Diese Auflagen sollen, soweit sie nicht für die Kommune verbindlich sind, trotzdem als Richtlinien herangezogen werden. Weiterhin besagt eine Richtlinie auf Landesebene, dass neu beschaffte Software, wenn möglich, Open-Source-Software sein sollte.

Nachhaltige Entwicklungsziele

Bitte wählen Sie hier die Nachhaltigkeitsziele aus, denen sich Ihr Projekt verschrieben hat. Die für die Bundesebene definierten Unterziele dienen als Beispiele.

Beispiel:

Zuerst werden folgende Nachhaltigkeitsziele des Vorhabens identifiziert: Das Klima durch das Wegfallen von Arbeitswegen schützen, durch niedrigschwellige Erreichbarkeit höhere Partizipation von Bürger:innen erreichen, die Verwaltung leistungsfähiger und effizienter machen und Mitarbeiter:innen durch Remote-Arbeit eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen. Diese finden sich abgebildet in den Unterzielen (Targets) folgender nachhaltiger Entwicklungsziele, SDG 8.2: »Eine höhere Produktivität durch Diversifizierung, technologische Modernisierung und Innovation erreichen«, SDG 11.3: »[...] die Kapazitäten für eine partizipatorische, integrierte und nachhaltige Siedlungsplanung und -steuerung in allen Ländern verstärken« sowie SDG 16.6 »Leistungsfähige, rechenschaftspflichtige und transparente Institutionen auf allen Ebenen aufbauen«.
Wählen sie links die Nachhaltigkeitsziele aus, die ihr Projekt adressiert.
Quelle: Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)
Akteur:innen & Bedarfe

Bitte tragen Sie hier alle Akteur:innen und, soweit bereits bekannt, zugehörige spezifische Bedarfe zusammen, für die das Projekt relevant sein kann / ist.

Beispiel:

Es werden drei Gruppen von Akteur:innen identifiziert: die Verwaltungsmitarbeiter:innen, die Entscheider:innen auf Abteilungsebene sowie die Bürger:innen. Die ersten und die dritten haben einen Bedarf nach bedienfreundlicher und zuverlässiger Technik, die zweiten den Bedarf nach niedrigen Betriebskosten, hoher Informationssicherheit und hoher Verfügbarkeit.
Partizipationsmethoden

Bitte tragen Sie hier Methoden ein, die Sie zur Förderung der Partizipation aller Akteur:innen in Erwägung ziehen oder bereits eingesetzt haben.

Beispiel:

Es soll versucht werden, die Partizipation dieser Akteur:innen zu fördern, indem das Vorhaben mit Vertreter:innen aller Gruppen vorab besprochen wird und dabei Bedenken, Anforderungen sowie Wünsche geäußert werden können. Weiterhin sollen Nutzer:innentests durchgeführt werden, um die Tauglichkeit der ausgewählten Videokonferenzlösung für den täglichen Gebrauch zu validieren.

Nachhaltigkeitskriterien

Bitte wählen Sie hier alle Nachhaltigkeitskriterien aus, die für die in ihrem Projekt geplanten Technologien relevant sind. Gewichten Sie diese nach Priorität von mittel-hoch.

Beispiel:

Das Planungsteam stellt fest, dass Videokonferenzsysteme sich im Kernelement der Digitalisierung »Algorithmen & Software« wiederfinden. Sie wählen alle anwendbaren Kriterien aus dem Kriterienkatalog und tragen sie in die Tabelle des Canvas ein. Die Gewichtung wird von Verwaltungsmitarbeiter:innen und Entscheider:innen auf Abteilungsebene gemeinsam vorgenommen. Dabei spielen sowohl leitende Werte als auch die politischen Rahmenbedingungen eine Rolle für die letztliche Entscheidung, beispielsweise wird Energieeffizienz gegen Lizenz und Sicherheit abgewogen. Die dabei aufkommenden Zielkonflikte werden dokumentiert.

Wähle für mehr Informationen links ein entsprechendes Kriterium aus.

Bedeutung für das Projekt:


Technologievergleich

Nachdem Sie im vorigen Schritt relevante Nachhaltigkeitskriterien ausgewählt haben, sollen in diesem Abschnitt für das Projekt relevante Technologien anhand der Kriterien verglichen werden. Ziel ist, Einschätzungen für spezifische Technologien hinsichtlich aller im vorigen Schritt gewählter Kriterien vorzunehmen.

Beispiel:

Ein:e Mitarbeiter:in hat drei gängige Optionen (A, B und C) für Videokonferenzsysteme recherchiert, welche vom Planungsteam in den Canvas eingetragen werden. Im Vergleich fällt dem Planungsteam beispielsweise auf, dass A bei der Energieeffizienz vorne liegt, während sich B durch eine offene Lizenz und C zudem auch durch eine hohe Datensparsamkeit auszeichnen. Bei der Sicherheit und Portabilität fallen ebenfalls Unterschiede auf, so lassen sich die Server für B z. B. selbst bzw. durch einen Dienstleister eigener Wahl hosten.

Folgenabschätzung

Bitte nehmen Sie eine grobe Folgenabschätzung für Ihr Projekt vor. Dabei geht es darum, für verschiedene Zeithorizonte und Nachhaltigkeitsdimensionen zu diskutieren, welche Auswirkungen zu erwarten und wie diese einzuschätzen sind. Für zusätzliche Anmerkungen steht ein Freifeld bereit.

Beispiel:

Eine Folgenabschätzung des Vorhabens wird vorgenommen. Dafür wird eine Bewertungsmatrix ausgefüllt, welche einerseits die Zeithorizonte „unmittelbar“, „mittelfristig“ und „langfristig“ und andererseits die drei Nachhaltigkeitsdimensionen der SDGs abbildet. In die entsprechenden Felder sollen absehbare positive und negative Folgen des Vorhabens grob bewertet werden. Das Ergebnis zeigt in einem schnellen Überblick die erwarteten Nachhaltigkeitseffekte eines Vorhabens über verschiedene Zeit- und Nachhaltigkeitsdimensionen hinweg.
Anmerkung: Der Vorschlag wird eingebracht, regelmäßige Mitarbeiter:innenbefragungen unter anderem zur Work-Life-Balance durchzuführen. In diesen soll nach einem Testzeitraum von zwei Monaten erhoben werden, ob die neue Videokonferenzlösung die Mitarbeiter:innen dazu befähigt, selbstbestimmter und besser zu arbeiten, ob im Büro oder im Homeoffice. Das wird als ergänzende Notiz hinzugefügt.

Bitte wählen Sie links zuerst eine Dimension aus, die sie bewerten wollen.

Ergänzende Überlegungen:

Key-Performance-Indikatoren

Key-Performance-Indikatoren sind wesentlich, um die Wirkung des Projektes quantifizierbar zu machen. In der Liste finden Sie beispielhafte KPIs für Kommunen auf Basis Ihrer anvisierten Entwicklungsziele. Fügen Sie eigene KPIs hinzu, die auf Ihr Projekt abgestimmt sind oder wählen Sie aus den bestehenden.

Beispiel:

Als KPIs kommen für das Digitalisierungsprojekt beispielsweise folgende Input-Output-Outcome-Impact-Indikatoren infrage: Anzahl der erfolgreich durchgeführten Videokonferenzen, Anzahl der Homeoffice-Tage für die eingesparten Arbeitswege, Teilnehmerzahlen von Bürger:innen bei öffentlichen digitalen Veranstaltungen / Sprechstunden und mehr.
Da die vorgeschlagenen KPIs dies nicht abdecken, werden eigene hinzugefügt.

Kernindikator Ziel Definition Funktion Mehr
Quelle: Bertelsmann-Stiftung
Standards & Normen

Standards und Normen garantieren Qualität und stellen Vergleichbarkeit her. Es existieren inzwischen viele nachhaltigkeitbezogene Standards für unterschiedlichste Produkttypen.

Beispiel:

Dem Planungsteam ist die nachhaltigkeitsbezogene Zertifizierung „Blauer Engel Ressourcen- und energieeffiziente Softwareprodukte“ bekannt. Es wird geprüft, ob die ausgewählte Lösung diese Zertifizierung durchlaufen hat und eventuell wird deren Durchführung angeregt. Weiterhin sind für den verwaltungsinternen Einsatz von Software Sicherheitsrichtlinien einzuhalten, insbesondere, was die Datenverschlüsselung angeht. Hier erfüllt das ausgewählte Videokonferenzsystem die Richtlinie durch den Einsatz eines modernen Kryptografieprotokolls für den Datentransport.

Name Dimension Beschreibung Link Herausgeber

Zusammenfassung

Aspekt berücksichtigt?
Akteure & Bedarfe identifiziert?
Partizipationsmethoden?
Technikvergleich vorgenommen?
KPIs bestimmt?
Standards & Normen evaluiert?
Folgenabschätzung vorgenommen?
Nachhaltigkeitsziele
Nachhaltigkeitskriterien
Akteur:innen
Akteur:in Bedarf
Partizipationsmethode Ziel
Technologievergleich
Folgenabschätzung und KPIs

KPI Name Definition
Standards und Normen
Name des Standards / der Norm Beschreibung
Wissenszuwachs, Zielkonflikte, Aufgedeckte blinde Flecke, Nächste Schritte, weiteres..

In dem abschließenden Reflexionsfeld kann all das notiert werden, was im Prozess des Ausfüllens des Canvas aufgefallen ist.
Insbesondere spezielle Zielkonflikte hinsichtlich Nachhaltigkeitszielen und Kriterien können ggf. einer tiefergehenden Auseinandersetzung bedürfen.